Jouw functieomschrijving

Als eerstelijn ben je een belangrijke schakel in de payroll-processen van Mariasteen, en fungeer je als aanspreekpunt voor de maatwerkmedewerkers in de aan jou toegewezen afdelingen rond diverse thema’s.

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit;

• Verwerken van aan- en afwezigheden, inclusief opvolging en verwerking van de afwezigheidsattesten, en waar nodig ook acties op het platform van ons Sociaal Secretariaat gelinkt aan afwezigheid;
• Je bent een aanspreekpunt bij het melden van afwezigheid;
• Telefonisch contact opnemen met de arbeiders bij diverse aangelegenheden (verlenging werkloosheid, mutatie naar een andere afdeling,…);
• Je zorgt voor een optimale connectie tussen de werkvloer enerzijds en de productieleider, payroll en dienstverlening doelgroep anderzijds. Je zorgt ervoor dat de informatiedoorstroom efficiënt verloopt, en hebt zicht op wie wanneer welke gegevens of informatie nodig heeft;
• Je neemt waar nodig actie gelinkt aan werkloosheid, hier gaat het over het opbellen van medewerkers om hen de nodige informatie te bezorgen, maar ook over ingave/controle van de juiste codering hiervan in ons tijdsregistratiesysteem;
• Jij vormt de back-up voor jouw collega’s eerstelijn;
• Je speelt een belangrijke rol in het correct kunnen verwerken van collectieve verlofperiodes, en de afsluit van het kalenderjaar;
• Je zorgt ervoor dat de collega’s van team Payroll tijdig de juiste informatie kunnen verwerken in functie van betaling voorschotten, en afrekeningen op het einde van de maand. Je doet dit door controle en aanpassingen in het tijdsregistratiesysteem;
• Je helpt mee om documenten, maaltijdchequekaarten,… bij de medewerkers in kwestie te krijgen;

Jouw profiel

Voor deze vacature heb je een attest collectief maatwerk nodig.

Dit is een attest, dat ervoor zorgt dat mensen met een arbeidshandicap of arbeidsbeperking, de kans krijgen om deel te nemen aan het arbeidsleven.

• Je hebt 10 jaar ervaring in een administratieve richting, bij voorkeur in een sociale sector;
• Je kan voltijds werken;
• Kennis of ervaring met Payroll, of tijdsregistratieprocessen, is een groot pluspunt;
• Je kan vlot overweg met systemen zoals Excel, Word, en allerhande andere computersystemen;
• Je hebt geen schrik van verandering; wijzigingen in de werking door externe of interne factoren pas je vlot toe;
• Werken naar harde deadlines toe is voor jou geen probleem;
• Je bent stressbestendig;
• Je kan goed overzicht bewaren, legt linken waar nodig, en weet wanneer je moet signaleren;
• Communiceren is een sterkte; je kan overweg met verschillende vormen van communicatie, telefoneert graag, laat je niet uit jouw lood slaan, en vraagt door waar nodig;
• Je bent een flexibele teamspeler.